¿Cómo optimizar su eficiencia?

Al iniciar un nuevo proyecto, es importante optimizar su trabajo para ganar eficiencia, rendimiento y productividad. Algunas reglas que van en esta dirección también deben ser conocidas e implementadas. Discutimos esto más adelante en este artículo.

Organización del trabajo, ¿qué significa?

Para la organización y gestión de proyectos, incluye todas las acciones que se ponen en marcha y tienen como objetivo optimizar el rendimiento y la eficiencia en el negocio. Concretamente, esto puede pasar por:

  • Programación de actividades de una duración determinada, que puede ser semanal o mensual.
  • Establece una rutina.
  • Creación y actualización periódica de un tablero de tareas.

El segundo punto es particularmente importante y le permite orientarse en un día. Por lo tanto, la idea puede ser hacer deporte cada hora del almuerzo, pero también tomarse un tiempo para leer antes de ir al trabajo. El objetivo aquí no es crear una rutina que no se usará, sino tomarse un tiempo para uno mismo. De esta manera, podrá trabajar de manera más eficiente y priorizar sus diversas actividades.

La necesidad de priorizar

Un proyecto, sea para web o no, debe tener prioridad. No todas las tareas serán igualmente importantes y algunas llevarán más tiempo que otras. Al planificarlos, es más fácil ganar en eficiencia, así como en tranquilidad. La priorización de misiones se puede hacer de varias maneras. Puede optar por priorizar el que tendrá el mejor rendimiento en función del tiempo dedicado a él. Otra opción es centrarse en la de mayor valor añadido. Más corto, le dará más resultados y le permitirá progresar más. Y por supuesto, también puedes optar por empezar el día con la tarea que más te motive, apoyándote en las herramientas que tienes a tu disposición.

Herramientas para organizarse en el trabajo

Una serie de herramientas pueden acompañarlo y ayudarlo a organizar mejor su trabajo. Por ejemplo, tablero interactivo. A menudo utilizado durante las reuniones, también puede permitirle tener una visión más global de su calendario y los plazos que tendrá que cumplir. También puede realizar cambios directamente a través de esto. Otra herramienta, el post-it. Como sabemos, se usa mucho durante las sesiones de trabajo en equipo o en el contexto de la lluvia de ideas.

Por qué planificar tu día

Cuando tienes un proyecto que completar, es importante planificar tus días. Por lo tanto, antes de comenzar a priorizar sus actividades, deberá tomarse un tiempo para planificar su trabajo. De esta forma tendrás una visión más concreta de los plazos a cumplir y podrás organizarte en consecuencia. Sin embargo, tenga en cuenta que pueden surgir emergencias y es posible que se quede atrás en su agenda del día. En este caso, lo ideal es delegar algunas de tus tareas. Pero para hacer esto, las misiones deben haber sido definidas aguas arriba.

Tómese el tiempo para definir y enumerar sus misiones

Específicamente, una lista de tareas debe cumplir con ciertos criterios. Primero, debe ser consistente con el proyecto y debe incluir solo tareas realmente útiles. También te ayudará a comprender que cuanto más tiempo pases en una tarea, más tiempo pasarás haciendo cosas innecesarias al respecto. Y si está a cargo del proyecto, asegúrese de definir las misiones de todos de manera clara y precisa. Así, cada uno sabrá lo que necesita lograr durante su día.

La ley de Pareto, una ayuda para conocer

Al trabajar en un proyecto, se recomienda que planifique no más de cinco actividades importantes por día. De esta manera, solo se utiliza el 60% del tiempo disponible, lo que deja espacio para atender emergencias o realizar cambios. Ganarás así en eficiencia, pero también en flexibilidad y te librarás de cierta presión. Después de todo, es bien sabido que es mejor centrarse en la calidad que en la cantidad. Y es que, según la ley de Pareto, solo el 20% de las tareas realizadas tienen un valor añadido real y te permiten llevar a cabo un proyecto.

Para concluir

Finalmente, un ambiente tranquilo te permitirá ganar en eficiencia. Si bien puede parecer obvio, debe recordarse que algunos continúan trabajando en entornos ruidosos. Así que si trabajas en un espacio abierto o en un lugar de colaboración y se acerca una fecha límite importante, no dude en aislarse en una habitación separada. Y, por supuesto, siéntete libre de deshacerte de tu teléfono inteligente y desactivar las notificaciones en tu computadora para que puedas concentrarte por completo en tu tarea.

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